Organizarea unui eveniment înseamnă mai mult decât alegerea unei locații, a unui meniu și a unui program artistic. Sunetul, luminile, ecranele LED, structurile și toate elementele tehnice trebuie gândite din timp și adaptate spațiului, numărului de participanți și tipului de eveniment.

  De aceea, alegerea unei firme de scenotehnică pentru evenimente nu ar trebui făcută doar în funcție de preț. O ofertă mai ieftină poate însemna echipamente insuficiente, personal tehnic limitat sau costuri suplimentare care apar în ziua evenimentului.

  Un eveniment reușit începe, din punct de vedere tehnic, cu o planificare corectă.

     Ce înseamnă, de fapt, scenotehnica pentru un eveniment?

  Prin scenotehnică înțelegem ansamblul soluțiilor și echipamentelor tehnice utilizate pentru desfășurarea unui eveniment. În funcție de proiect, acestea pot include sonorizare profesională, iluminat arhitectural și de spectacol, ecrane LED, structuri de susținere, microfoane, echipamente pentru DJ, efecte speciale, distribuție de semnal și alimentare electrică, precum și personal tehnic.

  Nu toate evenimentele au nevoie de aceleași soluții.

  O conferință are alte cerințe decât un concert. O nuntă are nevoie de o configurație diferită față de o lansare de produs, iar un eveniment outdoor presupune alte condiții decât unul organizat într-o sală.

  Tocmai de aceea, o firmă de scenotehnică profesionistă ar trebui să înceapă prin a înțelege evenimentul, nu prin a propune o listă standard de echipamente.

  1. Stabilește exact ce tip de eveniment organizezi

  Primul lucru pe care trebuie să îl comunici furnizorului este natura evenimentului.

  Este vorba despre:

• nuntă sau eveniment privat;
• conferință;
• eveniment corporate;
• lansare de produs;
• concert;
• festival;
• gală;
• expoziție;
• petrecere;
• eveniment outdoor?

  Tipul evenimentului determină aproape toate deciziile tehnice ulterioare.

  De exemplu, la o conferință, claritatea vocilor și distribuția uniformă a sunetului sunt prioritare. La un concert, sistemul audio trebuie dimensionat pentru public și pentru cerințele artiștilor. În cazul unei gale, iluminatul și imaginea pot avea un rol la fel de important ca sunetul.

  2. Numărul de participanți contează, dar nu este singurul criteriu

  Una dintre cele mai frecvente greșeli este să alegi sonorizarea doar în funcție de numărul de persoane.

  Două evenimente cu 300 de participanți pot necesita sisteme complet diferite.

  Contează:

• dimensiunea spațiului;
• forma sălii;
• înălțimea tavanului;
• poziționarea publicului;
• suprafața scenei;
• dacă există zone VIP;
• dacă evenimentul se desfășoară indoor sau outdoor;
• nivelul de zgomot ambiental;
• tipul programului artistic.

  De aceea, înainte de a primi o ofertă, este ideal ca firma de scenotehnică să primească cât mai multe informații despre locație și configurația evenimentului.

  3. Cere o soluție tehnică, nu doar o listă de echipamente

  O ofertă de scenotehnică nu ar trebui să arate doar ca o înșiruire de boxe, lumini și ecrane.

  Un furnizor profesionist trebuie să poată explica de ce propune anumite echipamente.

  De exemplu, nu este suficient să scrie „4 boxe + 2 subwoofere”. Important este să știi dacă sistemul este potrivit pentru spațiul respectiv, cum va fi poziționat și dacă poate asigura acoperirea necesară.

  Același principiu este valabil pentru iluminat și LED.

  Un ecran LED nu se alege doar după dimensiune. Contează distanța de vizionare, pixel pitch-ul, luminozitatea și modul în care va fi utilizat.

  4. Verifică echipamentele folosite

  Atunci când compari mai multe firme de scenotehnică, întreabă ce echipamente vor fi utilizate.

  Nu este nevoie să fii specialist în audio, lumini sau video pentru a pune întrebările corecte.

  Poți solicita informații despre:

• marca și modelul sistemului audio;
• tipurile de microfoane;
• consolele de mixaj;
• corpurile de iluminat;
• echipamentele de control;
• ecranele LED;
• structurile utilizate;
• echipamentele de backup.

  Calitatea echipamentului este importantă, dar la fel de importantă este experiența echipei care îl configurează și îl operează.

  5. Întreabă cine asigură partea tehnică în ziua evenimentului

  Unul dintre cele mai importante aspecte este personalul tehnic.

  Cine montează echipamentele?

  Cine face soundcheck-ul?

  Cine operează luminile?

  Cine gestionează eventualele probleme tehnice?

  Cine rămâne în locație pe durata evenimentului?

  O firmă serioasă de scenotehnică nu înseamnă doar echipamente transportate la locație. Înseamnă o echipă care știe să instaleze, să testeze, să opereze și să intervină atunci când este nevoie.

  În cazul unui eveniment important, prezența personalului tehnic poate face diferența dintre o problemă rezolvată în câteva secunde și un moment care afectează întregul program.

  6. Nu ignora partea de siguranță

  Siguranța trebuie să fie una dintre prioritățile oricărui eveniment.

  Cablurile trebuie gestionate corespunzător, structurile trebuie instalate și utilizate conform specificațiilor, iar echipamentele suspendate trebuie montate de personal competent.

  În funcție de proiect, pot exista cerințe speciale pentru:

• structuri și rigging;
• sarcini și puncte de prindere;
• trasee de cabluri;
• distribuția electrică;
• protecția publicului;
• accesul în zona tehnică;
• condițiile meteo, în cazul evenimentelor outdoor.

  Un organizator nu trebuie să cunoască toate detaliile tehnice, dar trebuie să se asigure că furnizorul tratează siguranța ca pe o prioritate, nu ca pe un detaliu de ultim moment.

  7. Verifică ce este inclus în preț

  Două oferte pot părea similare, dar pot include servicii foarte diferite.

  Atunci când compari prețurile, verifică dacă sunt incluse:

• transportul;
• montajul;
• demontarea;
• personalul tehnic;
• operarea echipamentelor;
• soundcheck-ul;
• cablurile și accesoriile;
• structurile;
• consumabilele;
• echipamentele de rezervă;
• orele suplimentare;
• eventualele costuri pentru montajul în afara programului.

  O ofertă transparentă te ajută să eviți situațiile în care apar costuri suplimentare după semnarea contractului.

  8. Locația trebuie analizată înainte de eveniment

  Ideal este ca firma de scenotehnică să cunoască locația înainte de montaj.

  O vizită tehnică poate identifica probleme care nu sunt evidente din fotografii.

  Se pot verifica:

• accesul pentru autovehicule;
• dimensiunile ușilor;
• posibilitatea de încărcare și descărcare;
• alimentarea electrică;
• poziționarea scenei;
• punctele de suspendare;
• dimensiunile spațiului;
• poziția publicului;
• lumina ambientală;
• traseele de cabluri.

  Această etapă poate economisi timp și poate preveni situații neplăcute în ziua evenimentului.

  9. Cere un plan tehnic clar

  Pentru evenimentele complexe, este recomandat să existe un plan tehnic.

  Acesta poate include poziționarea scenei, a sistemului audio, a luminilor, a ecranelor LED și a altor elemente tehnice.

  Un plan bine făcut permite tuturor furnizorilor implicați să lucreze coordonat.

  DJ-ul, trupa, producătorul, organizatorul, locația și echipa tehnică trebuie să știe unde și cum se integrează fiecare element.

  10. Nu alege întotdeauna cea mai ieftină ofertă

  Prețul este important, dar nu ar trebui să fie singurul criteriu.

  Atunci când alegi o firmă de scenotehnică, compară cel puțin patru lucruri:

  echipamente + experiență + personal tehnic + servicii incluse.

  Un sistem bine dimensionat, instalat și operat corect poate avea un impact major asupra experienței participanților.

  În final, scenotehnica nu este doar ceea ce publicul vede pe scenă. Este ceea ce face posibil ca întregul eveniment să funcționeze fără ca problemele tehnice să devină vizibile.

  Checklist: ce să întrebi firma de scenotehnică

  Înainte de semnarea contractului, organizatorul ar trebui să aibă răspunsuri clare la următoarele întrebări:

☐ Ce echipamente sunt incluse?

☐ Sunt potrivite pentru dimensiunea și tipul evenimentului?

☐ Cine asigură montajul și demontarea?

☐ Există personal tehnic pe durata evenimentului?

☐ Este inclus soundcheck-ul?

☐ Este inclus transportul?

☐ Sunt necesare structuri sau rigging?

☐ Cine se ocupă de alimentarea electrică?

☐ Ce soluții de backup există?

☐ Ce costuri suplimentare pot apărea?

☐ A fost analizată locația din punct de vedere tehnic?

☐ Există un plan tehnic pentru eveniment?

  Concluzie

   Alegerea unei firme de scenotehnică este o decizie importantă pentru orice organizator. Sunetul, luminile, imaginea și infrastructura tehnică trebuie să funcționeze împreună, iar acest lucru începe cu o planificare corectă.

  Nu te uita doar la câte boxe, lumini sau metri pătrați de LED sunt trecuți într-o ofertă. Întreabă cine proiectează soluția, cine montează echipamentele, cine le operează și ce se întâmplă dacă apare o problemă.

  O firmă de scenotehnică profesionistă nu livrează doar echipamente. Livrează o soluție tehnică adaptată evenimentului și o echipă care își asumă responsabilitatea pentru partea tehnică.

  Pentru că, atunci când evenimentul începe, organizatorul trebuie să se concentreze pe invitați și pe experiența lor, nu pe cabluri, microfoane sau lumini.

  Ai un eveniment în pregătire? Discută din timp cu o echipă de scenotehnică pentru a identifica soluțiile tehnice potrivite pentru locația, publicul și programul evenimentului tău.